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Auxerre le 02 Février 2021

 

Ce document reprend les principales règles applicables depuis plusieurs  années, il a été réactualisé lors de la réunion de bureau du xx xx xx

 

PRINCIPALES  REGLES  DE  FONCTIONNEMENT

La section athlétisme de l’AJA marathon est affiliée à la Fédération Française d’Athlétisme (FFA).

 

I ADHESION : 

Les demandes d’adhésion à l’AJA marathon sont soumises à décision du bureau de la section sous la responsabilité du Président ou de son adjoint.

Pour les mutations, les 5 premières demandes de mutation (avec dossier complet) seront prises en charge par le club. Les autres demandes seront au frais du licenciés.

La cotisation due correspond au degré d’activité souhaité par l’athlète en accord avec le club.

Le bureau fixe le taux de cotisation pour la saison suivante.

 

A - Le prix de l’adhésion comprend :

la cotisation, la licence, l’assurance, ( plus le débardeur du club pour les nouveaux licenciés)

la mise à disposition gratuite :

  • de plans d’entraînement personnalisé, de conseils diététiques.
  • l’accès aux déplacements du club
  • l’accès à la Boutique du club

 

B - Le choix de la licence :

 

Licence FFA Compétition

Elle s’adresse à celles et ceux qui souhaitent participer aux compétitions officielles FFA. Sont entendues par compétitions officielles FFA : les championnats FFA au niveau international, national, régional et départemental.

Un certificat médical est obligatoire pour cette licence ( pour le renouvellement, le questionnaire santé validé par la FFA remplace le certificat médical).

La possibilité de prendre une licence FFA couplée avec une licence AJA Triathlon (prendre contact avec le club) sera réexaminée chaque année.

 

Licence FFA Running

Elle s’adresse à celles et ceux qui souhaitent pratiquer l’athlétisme dans un contexte “loisir” et qui désirent prendre part aux compétitions autorisées. Sont entendues par compétitions autorisées : les manifestations (hors championnats FFA) de cross-country, de courses sur route, de courses en montagne et de courses nature.

Un certificat médical est obligatoire pour cette licence ( pour le renouvellement, le questionnaire santé validé par la FFA remplace le certificat médical).

 

Licence encadrement

Elle est réservée à celles et ceux qui, sans pratiquer aucune compétition, souhaitent s’associer aux activités du club : sympathisant, dirigeant, entraîneur et officiel.

 

C - MUTATION

 

Toutes les mutations sont dorénavant payantes pour les licences Runing et les licences compétitions, chaque demande doit être étudiée au préalable ( document éditable sur le site de l’AJA Marathon). 

Les conditions de mutation ayant changé, le bureau se donne le droit d’étudier toute demande de mutation avant de la valider. Compte-tenu du coût, à la charge du Club,  le bureau limite le nombre de mutation entrante à 5, c’est-à-dire les 5 premières demandes papier (le cachet de la poste faisant loi). Les mails reçus sur le sujet des mutations ne seront pas traités.  Les athlètes concerné(e)s doivent donc éditer le document papier d’inscription, le compléter et l’adresser à l’AJA le plus rapidement possible. Le dossier de mutation doit avoir été accepté par le bureau pour le 15 octobre au plus tard. Pour les demandes de mutation supplémentaire, les frais seront à la charge de l’athlète. 

Attention : Le club ne prend pas à sa charge le cout du au niveau sportif de l’athlète (à partir d’un niveau national). 

 

D - REMBOURSEMENT DU PRIX DE L’ADHESION

Le bureau proposera, chaque année, une liste de dirigeants pour le remboursement du prix d’adhésion au club  selon le niveau FFA . ( cela ne concerne pas les coureurs) (libre aux bénéficiaires d’accepter) . 

 

II DEPLACEMENTS/ COMPETITIONS/FORMATION :

 

A – COMPETITIONS 

Chacun reste libre du choix de ses compétitions, les frais restent à leur charge.

Le club invite au regroupement d’athlètes pour le partage amiable des frais de transport.

L’engagement des coureurs aux compétitions se fait individuellement.

 

Toutefois, le club pourra prendre à sa charge les frais d’inscription ( dans ce cas le recollement des inscriptions se fera via le bureau)  :

  • Pour le CROSS du Comité (ex L’Yonne Républicaine)
  • Pour le CROSS de Noël
  • POUR LES CROSS FFA
  • Pour l’EKIDEN  d’Auxerre 

 

B - CHAMPIONNATS (régionaux, inter-régionaux et nationaux) et CROSS

Le club prend en charge le déplacement  des athlètes, sauf si le participant décide d’y aller par ses propres moyens. 

Le Club organise le déplacement si le nombre d’athlètes est suffisant. Sauf dans le cas de prêt d’un véhicule par le Conseil Général,  le regroupement dans les véhicules est obligatoire pour justifier d’une indemnisation par le club ( 1 voiture pour 4 athlètes). Indemnités kilométriques sur la base du site Michelin + frais  (sur fournitures des justificatifs).

Le bureau détermine s’il y a ou non un départ la veille de la compétition. Dans ce cas, si l’hôtel le permet, les frais de repas (15 euros pour le repas, 15 euros pour le dejeuner) et de nuit ( 2 athlètes par chambre)  sont réglés par le trésorier du club ( sinon remboursement par RIB sur pièces justificatives à chaque athlète).

A des fins de sécurité et de simplification, la carte bleue ( et ses informations) ne sera plus mise à disposition  des athlètes

Si une organisation club est mise en place pour un déplacement, les athlètes ne voulant pas en bénéficier n’auront aucune prise en charge de leur frais de transport et d’hébergement.

 

C – VEHICULE DU CONSEIL GENERAL

La demande de véhicule auprès du Conseil Général est gérée par le Bureau du Club. Les occupants des véhicules doivent obligatoirement être possesseurs d’une licence FFA du club utilisateur qualifiés à la compétition, une copie du permis de conduire doit être transmise au bureau.

A l’occasion de tous les championnats de France et des demi-finales de France de cross, le club est autorisé à utiliser les véhicules loués par le Conseil Général, si la distance aller retour est supérieure à 400 km. 

En application de la convention passée entre le Conseil Général et le Comité de l’Yonne FFA, les occupants des véhicules doivent obligatoirement être possesseurs d’une licence FFA du club utilisateur et qualifiés pour ladite compétition. Un seul accompagnant par véhicule est autorisé à condition qu’il y ait de la place ( priorité sera donné à un entraineur ou membre du bureau ), celui-ci devant être détenteur d’une licence FFA de l’AJA marathon.

 

D – ENGAGEMENT A UN CHAMPIONNAT DE FRANCE

  • Championnat de France sans minima de temps de qualification (Cross, Trail, 100 km, Marathon….) :

L’inscription, le déplacement, l’hôtel sont à la charge de l’athlète. 

Un remboursement forfaitaire de 50 euros sera alloué aux athlètes ( sous réserve de faire parvenir au Bureau un RIB dans les 7 jours de la compétition), ce forfait ne sera versé qu’à condition de participer à un championnat de France ( ne concerne pas les courses en OPEN).

(par exemple :  il faut être qualifiable et donc avoir couru un marathon FFA pendant une période définie pour pouvoir s’inscrire au championnat de France de Marathon).

  • Championnat de France avec minima de temps de qualification ( 10 km, semi-marathon)

Toutes les communications pour un engagement à ces championnats de France  se fera uniquement  par mail ( adresse mail mentionnée lors de votre prise de licence ) , ( réponse par lien internet)  toute absence de réponse de l’athlète  dans les délais demandés    vaudra  pour non-participation 

Le Club organise le déplacement si le nombre d’athlètes est suffisant ( voir II B).

La liste des engagés sera mis publié sur notre site 

E – FORMATION - REUNIONS

Les dirigeants, les entraîneurs et athlètes se déplaçant à l’occasion des réunions des instances statutaires, des formations ou en tant qu’officiels sont indemnisés dans les mêmes conditions. Les bénéficiaires de formation s’engagent à œuvrer pour le club pour une durée minimum de 2 ans.

Les entraineurs désirants suivre une formation ,prorogation doivent en faire le demande auprès du bureau , toute participation sans son accord ne donnera à aucune prise en charge des frais engagés .

 

F – REMBOURSEMENT DES FRAIS

Les remboursements des frais sonts sujet à la fourniture de pièces justificatives :

  • Factures d’hôtel (2 athlètes par chambre), du repas (15 euros), du petit-déjeuner (15 euros)
  • Indication des noms des athlètes dans le même véhicule ( pour le remboursement des frais de trajet du conducteur)

Les pièces justificatives ainsi qu’un RIB seront adressés au bureau dans les 7 jours de la compétition. Le remboursement sera effectués sous 5 jours.

Rappel : En ce qui concerne les frais forfaitaires de 50 euros, chaque personne concernée devra adressé au Bureau un RIB dans les 7 jours de la compétition.

 

III ORGANISATION

A - REUNIONS :

Les réunions du bureau sont en général mensuelles ou fonction de  l’activité du club.

1 rassemblement annuel des athlètes est proposé en assemblée générale . 

B -HABILLEMENT :

Le club propose une boutique en ligne. Il est vivement conseillé d’essayer un modèle avant de passer commande , aucun retour n’étant possible. Pour ce faire, il faut prendre contact avec les membres du bureau responsable de l’équipement (cf. organigramme)

C - MATERIEL :

L’inventaire des biens de la section est assuré par le Bureau. Le matériel est suivi par un responsable tous les ans.

( l’inventaire sera annexé)

 

D – SITE INTERNET ET INFORMATION

Le club possède son propre site internet.

Le site internet de l’AJA est le principal moyen d’information. Le site permet également des échanges via les formulaires de contact. L’information est complétée par nos articles sur FACEBOOK ( information, résultats de compétition selon l’importance et/ou au moins 5 AJAISTE(s) .

Toutes les informations concernant la section y sont reportées. A charge aux membres du bureau, des athlètes de contribuer à la complétude des informations.

Chaque athlète par son inscription au club autorise la publication de ses résultats et éventuellement des photos prises lors des manifestations et compétitions.

Le Bureau communique également par voie de communiqué mensuel et réserve l’envoi de mail pour des communications spécialisées ( communication entraîneur, communication championnat de France….)

 

E- PLAN D'ENTRAINEMENT :

Les plans d’entrainement sont en ligne sur le site du club et accessibles à tous les licenciés de l’AJA marathon.

Une demande spécifique  et personnalisé de plan d’entrainement est possible. Il faut alors prendre contact avec les entraineurs via le lien du site de l’AJA marathon

 

F - ENTRAINEMENT:

Utilisation de la piste de l’Arbre Sec et des installations (vestiaires) pour les licenciés AJA marathon. Il est demandé de respecter les créneaux dédiés aux entraînements, et de respecter les locaux mis à disposition (hors vacances scolaires)

Les horaires et lieux d’entrainement sont définis en début d’année, et disponibles sur le site via la rubrique entrainement.

 

G - RECOMMANDATION :

Le club propose que la mobilisation soit d’importance dans les épreuves qu’elle organise (10 km de l’AJA marathon, corrida) et dans les divers championnats.

Le licencié peut aussi trouver des bénévoles parmi ses proches

Le port du maillot du club, par respect pour nos partenaires et les dirigeants est obligatoire !! Cela devra notamment être le cas pour tous les athlètes accédant aux podiums.

L’AJA marathon fait sienne les recommandations et mises en garde relatives à la protection de la santé des sportifs qui adhèrent au club ainsi qu’aux attendus relatifs à la lutte contre le dopage (loi 2006-405 du 05 avril 2006 modifiée par la loi 2008-650 du 3 juillet 2008)
 

H - FONCTIONNEMENT :

L’Athlète doit savoir gérer sa vie familiale, sa vie professionnelle et sa vie sportive.

Le Bureau est composé de bénévoles qui gèrent ces 3 vies plus celle de membre du bureau.

Pour un fonctionnement  harmonieux, il est plus que souhaitable que chacun apporte sa pierre dans les activités : bénévole dans des compétitions,  aide dans la pose de rubalise, aide dans le transport de la tente du club …. Le prix de l’adhésion au club ne permet pas d’embaucher du personnel

 

I - LITIGES :

Les litiges susceptibles d’intervenir dans la section sont soumis à l’avis du bureau de la section sous la responsabilité du Président.

 

Version 5.4